Du ska anordna en konferens och vill naturligtvis göra det så bra som möjligt. Det är mycket att tänka på. Här kommer åtta tips inför konferensen.
1# Målsättning med konferensen
För att arrangera en riktigt lyckad konferens måste du ha en tydlig målsättning. Att anordna en konferens för att det skulle vara roligt, kanske skulle kunna ge kunder eller för att ni alltid gjort det är alltför luddigt. Det tar kraft och tid att arrangera en konferens. Som förening, samfund, bransch, företag eller företagskonstellation kan ni vinna eller förlora på en konferens. Om ni anordnar en konferens som inte ger deltagarna så mycket, så kommer de inte att komma nästa år. Fråga er varför ni ska ordna en konferens och var tydliga med målet – både för er och deltagarnas skull.
2# Ämne
Vilket ämne ska ni satsa på? Eller är konferensen mer av ett socialt event för att skapa kontakt? Tänk igenom vad ni och era deltagare behöver.
3# Datum
Ni kan behöva välja datum utifrån eventuell talare. I annat fall bör ni försöka hitta en dag/vecka/helg då liknande konferenser eller event inte arrangeras på en annan plats. Att ha en konferens om elbilar samma helg som ett annat företag har ett event om framtidens klimatfordon är dumt då ni vänder er till samma deltagare.
4# Bjud in talare i tid
Varför åker vi på konferens? Ofta för att få lyssna på intressanta personer och för att få lära oss nyt
t. Om du ska bjuda in talare, gör det i tid så att du verkligen får den talare som du önskar.
5# Konferenslokalen
En bra konferenslokal är viktigt. Hur många kommer att komma? Behövs matsal, kafeteria (ja!) och mindre konferensrum för mindre gruppsamtal? Hur ser estraden ut? Vilken teknik behöver ni? Se till att konferenslokalen erbjuder allt vad ni behöver eller att ni enkelt kan fixa det som behövs.
6# Övernattningsmöjligheter för deltagarna
Ska ni hålla konferensen i centrala Stockholm behöver ni ju inte hyra ett hotell med konferensmöjligheter. Deltagarna kan enkelt ordna boendet själva. Är det däremot så att ni ska hålla en konferens i en mindre stad som Lycksele är det viktigt att ni ser över övernattningsmöjligheterna. Ni kan behöva boka rum på hotell och vandrarhem i förväg.
7# Bjud in/annonsera i tid
Ni har en talare, ett tema eller vet exakt vilket koncept ni ska ha. Nu måste ni börja bjuda in till konferensen. Gör det på en gång som ni är säkra på att ni kan anordna en bra konferens. Gör snygga inbjudningar. Anlita gärna en extern reklambyrå om ni inte är skickliga på layout etc.
8# Påminn om konferensen och håll kontakt
Det räcker inte att bara skicka ut en inbjudan en gång i ett mejl, skriva om det på hemsidan och på Facebook. Ni måste kontinuerligt påminna om konferensen. Bygg upp ett momentum så att era presumtiva deltagare känner att de måste gå, annars missar de världens bästa konferens.